Schedulling dalam Grafika

Tugas utama schedulling ialah merencanakan kegiatan suatu pekerjaan order yang akan dikerjakan oleh produksi sebelum proses produksi berlangsung dengan menghitung waktu dan antrian produksi secara efektif dan efisien berdasarkan dengan perhitungan waktu penjadwalan yang telah ditentukan.

Perencanaan pekerjaan sebelum produksi mempunya 2 aspek yang sangat penting yaitu Oplagh Order dan Deadline (batas waktu akhir) dari Order tersebut.

Banyak pekerjaan yang berhubungan dengan proses schedulling yang dapat terlaksana dalam proses produksi. Misalnya, untuk mengeluarkan satu plate cetak di bagian prepress membutuhkan waktu sekian jam atau sekian menit per plate cetak, di bagian produksi membutuhkan waktu berapa jam per eksemplar saat berlangsungnya proses produksi di Mesin X, di bagian finishing membutuhkan berapa tenaga kerja untuk menyelesaikan order buku A, dan seterusnya. Maka, semua hal itu schedulling mempunyai funsi serta peran yang sangat penting kaitannya pengaturan penjadwalan.

PT Karya Kita Bandung mempunyai Mesin Web Offset dan SheetOffset yang berfungsi dalam pencetakan order secara berkala proses produksinya. Mesin Web meliputi, yaitu : Solna Harris V 25, Manugraph Cityline E, dan Goss Community SSC, Solna D30, Cromoman. Mesin Sheet Offset, meliputi : Mitsubishi Shet Fed, Beiren JS 2102, Lithrone Komori S40,

Order yang diterima bervariatif, sehingga penyelesaiiannya disesuaikan dengan kapasitas mesin. Begitu pula dengan proses pengerjaan pembuatan plate, kolasi, wrapping, packing dan lainnya diatur sedemikian waktunya oleh schedulling. Bahkan penggunaan bahan baku produksi seperti kertas, tinta cetak, plate cetak dll. juga tidak kalah penting diatur oleh bagian Budgetting. Justru hal inilah sebagai point utama dari permsalahan yang ada di schedulling. Kemudian dari faktor penggunaan bahan baku akan menunjang kesetabilan pada saat proses produksi berlangsung.

            Schedulling bekerjasama dengan budgetting berkenaan dengan PO (Purchase Order) yang berisi perhitungan kalkulasi penggunaan bahan baku dan harga tiap-tiap bahan sesuai dengan panduan harga.

            Bagian Budgetting mempunyai alur kerja yaitu berawal dari order berupa SO (sales order) yang masuk dari Bagian Marketing. Order tersebut ada 2 jenis yaitu Order komersil dan Order Proyek. kemudian dari analisis order dilakukan proses kalkulasi (perhitungan) sesuai dengan format perhitungan yang telah ditentukan. Adapun tujuan adanya budgetting ini ialah sebagai panduan cetak produksi dan informasi dari segala kebutuhan bahan proses produksi.

Proses kerja schedulling dan Budgetting ini akan berjalan sesuai job deskripsi masing-masing jika sudah terdapat S.O (Sales Order) yang telah dikeluarkan oleh Bag. Marketing. Jika S.O belum keluar dan belum diterima oleh PPC, maka proses pembuatan job order dan antrian produksi tidak dapat direalisasikan.

Adapun untuk menindaklanjuti jika S.O telah diterima dari Bag.Marketing, maka Bag.Schedulling berkoordinasi dengan bagian-bagian yang terkait dengan pengerjaan order untuk mempersiapkan segala komponen dalam pengerjaan order, seperti di bagian TS, GBB, dan Produksi.

Bagian TS (Technical Support) harus mengecek segala persiapan mesin yang digunakan untuk memastikan bahwa mesin sudah siap dioperasikan, kemudian melapor ke PPC bagian schedulling agar segera dibuat perencanaan produksi yang sistematis dan sesuai data keadaan mesin.Bagian GBB (Gudang Bahan Baku) menngecek dan memastikan segala bahan baku yang digunakan selama order berlangsung dapat dikeluarkan. Di bagian Produksi menyiapkan segala perlengkapan dan kebutuhan bahan-bahan produksi selama proses produksi berlangsung termasuk tenaga yang dibutuhkan ada berapa jumlahnya yang dibutuhkan. Semua hal itu dilakukan schedulling sebelum Sales Order dikeluarkan.Setelah itu, bagian schedulling dapat mengeluarkan job order dan antrian produksi sesuai jadwal yang telah ditetapan.Namun, apabila terdapat data-data yang belum valid sesuai informasi faktanya, maka perlu dilakukan penjadwalan ulang atau bisa disebut dengan Re-Schedulling.

Re-Schedulling dilakukan ketika Job Order sudah terlanjur dikeluarkan tetapi ada kendala pada mesin maupun faktor lainnya yang membuat informasi penjadwalan tidak sesuai dengan data lapangan. Kemudian, tahap selanjutnya schedulling menginformasikan kembali ke masing-masing unit produksi  untuk start produksi order. Bentuk informasi dapat berupa tulisan, lisan, maupun via email ke supervisor dan tiap-tiap Kepala Departemen yaitu Produksi, GBB, PPC, GUDIST.

Schedulling juga berkoordinasi dengan bagian makloon, apabila dalam pengerjaan proses produksi tidak dapat dikerjakan didalam perusahaan, misalnya proses pembuatan plate, proses jahit benang, maupun proses vernish, Doff, dan Laminasi.

Ringkasnya proses schedulling yang dilakukan, meliputi : perhitungan waktu produksi, perhitungan jam kerja, pembagian shift kerja, perhitungan kapasitas mesin, menetapkan antrian produksi, menentukan DT (down time), mengecheck jadwal induk, dan berkoordinasi dengan tiap-tiap unit produksi. Hal ini masih belum lengkap jika belum adanya sistem pengandalian produksi atau dapat disebut monitoring produksi.

Monitoring Produksi sebagai pengawas dan controller dalam pengendalian proses produksi berlangsung secara berkala.\

Membuat Job Order

Berawal dari Materi Order yang masuk ke Penerima Naskah dan dicek kembali kelengkapan naskahnya bersamaan dengan Master Schedulling yang dibuat oleh Spv. Schedulling dandiserahkan ke staff schedulling untuk dilakukan pembuatan panduan antrian produksi yang berisi urutan-urutan proses produksi per mesinnya sesuai dengan judul cetakan yang akan diproduksi. Bagian yang menangani antrian produksi ini juga mengeluarkan job order atas dasar perintah dari kepala bagian schedulling yang telah dinyatakan siap cetak.Job order terdiri dari 2 jenis yaitu Job Order untuk cetak buku dan job order untuk cetak komersil. Job order untuk cetak buku terdiri dari 2 bagian yaitu spesifikasi order Isi dan Cover.

Informasi yang terkandung didalam spesifikasi order Isi antara lain :

·         Nama order,

·         Judul,

·         Oplagh,

·         Ukuran, mesin yang digunakan,

·         Bahan yang digunakan,

·         Proses finishing,

·         Deadline kirim.

Untuk spesifikasi order cover informasi yang ada didalamnya sama halnya dengan spesifikasi order isi, yang membedakan yaitu bahan yang digunakan, serta  mesin yang digunakan. Dari job order beserta dummy yang dikeluarkan oleh schedulling melalui perantara bagian antrian produksi maka mendistribusikannya ke setiap mesin dan proses produksi lainnya. Kemudian proses pengendalian dari antrian produksi dilakukan oleh bagian dibawahnya yaitu bagian Monitoring Produksi (MP).