SISTEM PENGELOLAAN GUDANG

A. LATAR BELAKANG

            Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaa sedangkan Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara.

                Dengan kata lain, sistem pengelolaan administrasi gudang adalah kegiatan bagian gudang yang menerima, menyimpan, mengeluarkan, mencatat mutasi barang dan membuat laporan persediaan barang gudang . Mengingat sistem begitu kompleks, diperlukan software yang menangani semuanya secara terintegrasi. Jika pada lingkup administrasi tidak ditangani dengan baik, maka yang kena getahnya adalah logistik dan peralatan.

B. MANFAAT

Manfaat sistem pengelolaan administrasi gudang adalah untuk:

1. Terjaganya kualitas dan kuantitas logistik dan peralatan.

2. Tertatanya logistik dan peralatan.

3. Peningkatan pelayanan pendistribusian.

4. Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktual dan akuntabel.

5. Kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan.

6. Tertib administrasi.

C. METODE/FASE

1.     Fase Inisiaisasi

Dalam fase inisialisasi ini meliputi layak atau tidaknya system itu dibuat dimulai dari pembuatan anggaran biaya pembuatan sampai pada pengembangan system, membuat job descpription dan perencanaan waktu yang tepat dan sesuai job.

2.     Fase Perencanaan dan Perancangan

Fase perencanaan dan pengembangan yaitu meliputi,

·         Rencana kerja              : Membuat jadwal kerja beserta job description

                                      yang harus dikerjakan para SDM.

·         Rencana keuangan      : Mmbuat dan menghitung pemasukan dan

  pengeluaran anggaran dana dalam membuat

  dan mengembangan system yang akan dibuat.

·         Rencana SDM             : Membuat list data sdm yang dibutuhkan sesuai

  skill yang dimiliki sdm untuk membuat sitem

·         Rencana Kualitas        : Membuat perancangan peningkatatan

  produktifitas dan kualitas system tersebut

·         Rencana resiko            : Menghitung dan membuat perencanan resiko

agar terbebas dari kesalahan atau memperkecil

tingkat kesaalahan system yang dibuat.

·         Rencana penerimaan   : Membuat persetujuan dari klien bahwa proyek

  tersebut sesuai dengan kriteria yang dimiliki.

·         Rencana komunikasi   : Mengumpulkan informasi yang dibutuhkan

  oleh SDM, membuat jadwal distribusi setiap

  SDM dan proses mengatur informasi

3.     Fase Pelaksanaan dan Pengembangan

Dalam fase ini meliputi pembuatan analisis perancangan system, desain system dan software, menyusun deskripsi struktur komponen system yang akan digunakan dalam pengembangan software pengelolaan kartu gudang, pemodelan, modeling language, desain interface, database.

Sedangkan dalam pengembangan system itu sendiri meliputi software, itegrasi system, the bug, dan programmer.

4.     Fase Pengawasan dan Pengendalian

Kegiatan dalam fase ini yaitu memberikan laporan secara periodic kepada pengambil kebijakan untuk memberikan gambaran perkembangan dan kelangsungan system informasi pengelolaan gudang secara menyeluruh. 

5.     Fase Penyelesaian

Dalam fase penyelesaian dilakukan pengujian terhadap system dan laporan yang berisi semua data tentang system tersebut.

D. CONTOH KASUS

Sistem pengelolaan administrasi gudang adalah kegiatan bagian gudang yang menerima, menyimpan, mengeluarkan, mencatat mutasi barang dan membuat laporan persediaan barang gudang .

1.     Bagian pembelian membeli barang, lalu diterima oleh bagian gudang. Dan barang yang diterima dicatat dalam kartu gudang di bagian gudang.

2.      Bagian gudang membuat laporan persediaan barang rangkap 2, lembar 1 disimpan sebagai arsip, lembar 2 dikirim ke bagian penjualan.

3.      Bagian penjualan membuat faktur penjualan rangkap 3, lembar 1 dan 2 dikirim ke bagian gudang, lembar 3 disimpan sebagai arsip.

4.      Bagian gudang menyiapkan barang sesuai dengan data yang tercantum dalam faktur penjualan, lalu menyerahkan barang beserta tembusan, lembar 2 faktur penjualan kepada bagian pengiriman.

5.      Bagian pengiriman membuat surat order pengiriman rangkap 2, lembar 1 sebagai arsip, lembar 2 dikirim ke bagian gudang.

6.      Bagian gudang menerima surat order pengiriman dan mencatat faktur penjualan dalam kartu gudang.

7.      Bagian gudang membuat laporan mutasi keluar dan mutasi masuk kuantitas persediaan barang, lalu disimpan sebagai arsip.

E. FLOWCHART

                  Flowchart atau Bagan alir adalah bagan  (chart) yang menunjukkan alir  (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika.

F. DIAGRAM KONTEKS

               

                Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem.

G. DIAGRAM NOL/ZERO

Diagram nol / zero adalah diagram yang menggambarkan dari data flow diagram.